Erfolgreiches DBG Praxisforum mit 135 Teilnehmern

„Veranstaltungsrisiken bei Events im Freien (Wie) ist Sicherheit planbar?“

Sicherheit muss von der ersten Idee zu einer Open-Air-Veranstaltung das Thema für Veranstalter und Betreiber sein. Das war schon in der Auftakt-Gesprächsrunde des DBG Praxisforums klar, das von der Deutschen Bundesgartenschau-Gesellschaft  im November in Bonn ausgerichtet wurde. Dieses Jahr drehte sich die Veranstaltung um Risiken bei Events im Freien und war mit 135 Teilnehmern sehr gut besucht. Jochen Sandner, Geschäftsführer der Deutschen Bundesgartenschau-Gesellschaft mbH moderierte  16 Referenten und Diskussionsteilnehmer, die aus der Praxis berichteten. 

Gefahrenpotentiale erkennen und gegensteuern

Viele Fragestellungen zu diesem Forum waren aufgrund aktueller Ereignisse auf der BUGA 2015 Havelregion zwischen erfahrenen BUGA Ausführenden und Gartenfestival-Veranstaltern erläutert worden. Schließlich führten heftige Stürme zur Verwüstung des BUGA Geländes – Besucher mussten in  Sicherheit gebracht werden und zeitweilig kam es zur Schließung der Gartenschau. In einem Einstimmungstalk berichteten Ernst Ludwig Hartz, ELH Promotion GmbH, Gerald Ponesky, COMPACTTEAM event-marketing-concept gmbh Berlin und Hanspeter Faas, Geschäftsführer der BUGA Heilbronn 2017 von ihren Erfahrungen zum Thema. Wetter als Risikofaktor erläuterte  im Anschluss Karsten Schwanke, der Wetterexperte der ARD. Als Meteorologe erklärte er das Zustandekommen von Wetterkarten und deren Interpretierbarkeit: Bis zu drei Tage im Voraus kann man ein schweres Gewitter kommen sehen, aber am Tag der Veranstaltung sollte man ständig den Kontakt zu einer Wetterstation halten. Telefonnummern und Tipps gab es gleich dazu: zum Beispiel Anbieter wie www.dwd.de, ww.wetterwelt.de, www.meteogroup.de. „Wenn Sie den Termin Ihrer Veranstaltung wissen, melden Sie sich bei der Wetterstation an. Lieber schon Wochen vorher, dann klappt es mit der Kommunikation auch besser. Eindringlich warnte Karsten Schwanke noch vor Blitzen, die meist unterschätzt werden. Gut vorbereitet muss Wetter aber nicht dramatisch ausgehen.

Münster ist sturmerprobt und hat Konsequenzen gezogen

Heiner Bruns, Leiter des Amtes für Grünflächen und Umweltschutz in Münster berichtete über die Stürme „Ela“ und „Quintia“, die 2014 kostbare alte Alleebäume auf der „Promenade“ entwurzelt, wassergebundene Decken auf Gehwegen ausgewaschen und zu Asphaltabrissen an Straßenrändern geführt hatten. In der daraufhin bei der Gartenamtsleiterkonferenz gegründeten Arbeitsgruppe „Unwetter“ haben sich Grünflächenamtsleiter aus 15 Ruhrstädten zusammengeschlossen, die in jeder Kommune einen Bereitschaftsdienst eingerichtet haben. Im Störfall wird von hier die Absperrung einzelner Grünflächen vorbereitet und konkret geprobt oder sinnvoll getaktete Medienarbeit gesteuert. „Auch der zusätzliche Einsatz von Firmen zur Unterstützung der eigenen Kräfte sollte vorbereitet sein“, meinte Heiner Bruns. Selbst für Veranstaltungen Dritter hat diese Arbeitsgruppe Auflagen für Unwetter-Situationen erarbeitet. 

Schon im Vorfeld den Ernstfall proben

„Verantwortlichkeiten im Vorfeld planen“ lautete der Titel des Referates von Christian Bodach, Leiter Touristische Infrastruktur der BUGA 2015 Havelregion. Sicherheit bei einer Open-Air-Veranstaltung beginnt bereits bei der Anreise der Besucher: Geschwindigkeitsreduzierungen, Ampeln oder Straßensperrungen - wie die richtige Ausschilderung vor Schaden bewahren kann, konnte man in diesem sehr praxisorientierten Beitrag erfahren. Sein Rat: unbedingt Rettungspunkte auf dem  Gelände anlegen. In der Aufregung wüssten Besucher, die einen Schadensfall melden oft nicht, wo genau sie sich befinden. Da kann ein Rettungspunkt sehr helfen. Flucht- und Rettungswege um Bestandsbauten müssten vor einer Veranstaltung stets überprüft, Aussichtstürme auf ihre Traglasten berechnet werden. Zählstellen im Eingangsbereich, ermöglichen den Zulass zu stoppen, falls Überlastung droht. Details sind wichtig: Abkantungen von Geländer, die Verkehrswegesicherung – auch von Treppen. Oder genug Defibrillatoren, Feuerlöscher, Sanitätsmaterial. Auf der BUGA war auch die Kommunikation des Chef vom Dienst mit dem Team klar geregelt und auf neuestem technischen Stand.

Von der Genehmigungsfähigkeit und den Haftungspflichten

Vor, während und nach der Veranstaltung gilt spezielles Recht: Ob es um gesetzliche Grundlagen der Länder zu Großveranstaltungen, um die Genehmigungsfähigkeit zu einem geplanten Festival oder die Beratung zu Haftungsrisiken inklusive möglicher Regressansprüche geht – der Spezialanwalt für Veranstaltungsrecht ist gefragt. RA Thomas Waetke von der Kanzlei Schutt, Waetke führte in die unterschiedlichen Ebenen und Haftungsfolgen in Zivil- und Strafrecht ein. Was zum  Beispiel ist rechtlich Verkehrssicherungs-Mindeststandard? „Man muss das Erforderliche und Zumutbare tun. Man darf dabei mit dem durchschnittlichen Gast rechnen,“ führte Thomas Waetke aus. „Je krasser die Auswirkung, je weniger erkennbar die Gefahr, je weniger beherrschbar die Gefahr, desto mehr muss unternommen werden.“ Und da wird es im deutschen Recht kompliziert: Denn was ist „erforderlich“ oder „zumutbar“? Allein 200 Regelwerke geben Auskunft. Will man gute Organisationsstrukturen schaffen, sind 70 Verantwortliche rechtlich definiert. Da kann man nur fachlichen Rat einholen, der individuelle Auswahl und Kontrolle anbietet.

Versicherungen für Veranstalter

Haftung und Deckung bei Events in Gärten, Park- und Schlossanlagen, Wetterrisiken - für all das gibt es Lösungen in der internationalen Versicherungswirtschaft. Anhand eines praktischen Beispiels rechnete Matthias Glesel von der Firma event Assec/event insurance consultants aus, was, wie und zu welchen Kosten zu versichern ist. Von der Veranstaltungshaftpflicht, der Veranstaltungstechnik, dem Ausfall, der Unfallversicherung und dem Rechtsschutz über die Garderobenversicherung bis zum Ticketausfall muss alles gefiltert werden. Ein Beispiel zur Ausfall/Wetterversicherung: Es ist entgegen häufiger Meinung nahezu jede Wettersituation versicherbar. Bei bestimmten Festlegungen zahlt der Versicherer eine vereinbarte Leistung schon bei der Bestätigung über ein Vorliegen der versicherten Wettersituation, das Event muss also nicht ausfallen.  Zum Beispiel kann es sich bei dem Ausfall um den Getränkeumsatz (Bier) handeln: je Tag 50 TEUR. Bei mehr als 5 mm/Niederschlag je qm und an mehr als 50 % der Veranstaltungszeit gibt es Konsumeinbußen. Das verursacht Kosten: 3 % von der Gesamtausfallsumme je nach Jahreszeit/Ort. Infolge der Erwärmung/Klimaveränderung wird es kritischere Hochrechnungen infolge Wetterausfalls geben. Bei Großveranstaltungen ist zu bedenken, dass es in Deutschland nur noch 10 Versicherungen mit diesem Dienstleistungsangebot gibt, es sind zumeist Rückversicherer. Sind deren Kontingente ausgeschöpft, kann auch nicht mehr versichert werden.

Wie man vorsorgt oder die Krise managt

Woran muss ich als Veranstalter im Vorfeld denken? Die Umsetzung einer Eventplanung mit einem adäquaten Sicherheitskonzept ist ein komplexer Prozess. Präventiv und reagierend. Sein Gelingen wird maßgeblich über kontinuierliche und einvernehmliche Abstimmungen aller beteiligten Partner zu sicherheitsrelevanten Aspekten gesteuert. Heino Holzemer vom Matrix Veranstaltungsmanagement erklärte das am Beispiel der Evakuierung einer Kundgebungsfläche. Sein Beispiel war die Kundgebung „Birlikte“ in Köln, die für den gemeinsamen Kampf der  Deutschen und Türken gegen Gewalt von rechts abgehalten werden sollte. Eine mögliche Besucherstruktur wurde im Vorfeld anhand ähnlicher Veranstaltungen analysiert: man rechnete mit 50 % politisch Interessierten und 50 % Konzertbesuchern. Geschätzt insgesamt 70.000 Menschen. Alle weiteren Planungsschritte orientierten sich an dieser Größenordnung. Ablauf: tagsüber Gewitterzellen im Raum Paris, 19.00 Uhr Verlagerung der Gewitterzellen nach Westdeutschland. Erste Abbruchszenarien werden mit Polizei und Feuerwehr besprochen. Erste Maßnahmen eingeleitet – Abbau von Zaunplanen, Kleinzelten. Moderatorin Sandra Maischberger wurde zur Bekanntgabe des Abbruchs gebrieft, um Panik zu vermeiden. 19.50 Böen werden aus der Wetterstation in Aachen bestätigt. 20.08 Orkanböen über Elsdorf. 20.10 Uhr: Abbruch. Noch 23 Minuten bis zum  Eintreffen des Orkans. Die Crew sichert die Technik nach einem definierten Ablauf und einer vorbesprochenen Aufgabenverteilung. 10 Minuten später ist die Kundgebungsfläche evakuiert – 50.000 Menschen sind auf dem Heimweg. 

Wie läuft es zusammen rund?

Ordnungsdienst, Feuerwehr und Eventverkehr müssen zusammenspielen. Dazu bat Jochen Sandner Sebastian Dupke, Ordnungsdienst B.E.S.T. Veranstaltungsdienste GmbH, Simon Friz, Brandschutzinspektor Feuerwehr Bonn, Dr. Norbert Reinkober, Geschäftsführer Verkehrsverbund Rhein-Sieg GmbH, Heino Holzemer, Matrix Veranstaltungsmanagement Köln und Olaf Jastrob, Technische Unternehmensberatung Jastrob Ltd. Co. KG Geilenkirchen auf die Bühne. In der Gesprächsrunde war man sich einig, dass eine erfolgreiche Veranstaltung von der Einstellung der Führungskräfte abhängt, von der Kommunikation des Teams untereinander – Simon Friz fasst zusammen „ das wir wissen was passiert – wir sagen immer „ wir sind vor der Lage“. Dr. Reinkober meint: "eine Veranstaltung ist dann erfolgreich, wenn sie  frühzeitig, mindestens ein halbes Jahr vorher geplant wurde  - hoffentlich auch mit den erforderlichen politischen Entschlüssen. Die Vorbereitungsphase ist entscheidend.“

Gutachten klären, sichern, bewahren

Dipl.-Ing. Bernd Frenz plädierte als Ingenieur für Informationssicherheit für ein ganzheitliches Sicherheitsmanagement. „Bei der Definition von Sicherheitsprozessen müssen alle Aspekte berücksichtigt werden. Die Prozessqualität wird nach Reife- und Fähigkeitsgraden bestimmt.“ Das Ziel eines Sicherheitskonzeptes muss sein, das man frühzeitig Sicherheits-, Qualitäts- und Serviceschwachstellen erkennt.  Bernd Frenz erläuterte in seinem Referat die Prozessüberwachung in allen Phasen der Veranstaltung – bis hin zu einem Incidentprozess in der Eskalation. Dabei nahm er Verkehrssicherungspflichten und Einlasssituationen unter die Lupe. Auch Ausgänge, die zur Evakuierung von Versammlungsstätten eigentlich frei sein sollten… Zu jedem Sicherheitskonzept, das er erstellt gehört auch ein Räumungskonzept und der Umgang mit der Wetterbeobachtung. Es dient dazu, ein Sicherheitsbewußtsein beim Veranstalter zu schaffen und die Veranstaltung in jedem Fall reibungsloser laufen zu lassen.

Und wenn es kritisch wird? Warnungen, Alarm und Crowd Management

In ihrem Vortrag über das menschliche Verhalten auf Veranstaltungen im öffentlichen Freiraum ging Dr. Gesine Hofinger vom Team HF Human Factors Forschung Beratung Training auf die Besucherbedürfnisse und die benötigten Informationen im Notfall ein. Die Führung der Menschen muss sichtbar, hörbar und wahrnehmbar sein. Informationen und Handlungsanweisungen sollten Sicherheit vermitteln, Vertrauen schaffen. Gesine Hofinger erklärte die sozialen Regeln und die soziale Identität im Fall einer Bedrohung . Individuelle Bewertungsprozesse erschweren die richtige Reaktion. Deshalb ist im Vorfeld eine gezielte Gestaltung von Alarmen und Warnungen wichtig. Grundsätzlich sollten Warnungen schnell, wahrhaftig, verständlich und konsistent sein. Einheitlich, koordiniert und kontinuierlich. Zu den vier Grundelementen einer Warnung gehören: ein Signalwort, eine Information über die bestehende Gefahr und die Vermittlung der angemessenen Dringlichkeit sowie die Instruktion und die Gefahren bei Nichtbefolgung.

Krisenkommunikation – vorbereitet, handlungsfähig und glaubwürdig

Auch in der Krisenkommunikation schafft nur eine glaubwürdige, ehrliche und transparente Vermittlung von Informationen Vertrauen. Anné Schwarzkopf von SCHWARZKOPF COMMUNICATIONS Köln machte deutlich, dass sich „bad news“ multimedial in Windeseile verbreiten. Da heißt es: erfasse die Situation.  „Bad news“ werden bestimmt vom Neuigkeitswert, vom Entwicklungspotenzial, der Emotionalisierung, der Bedeutung von Person/Unternehmen/Ereignis, dem Goliath-Effekt und der Anschlussfähigkeit an ein populäres Thema. Hat man das passend zum eigenen Fall analysiert kann man besser reagieren. Denn letztlich bedienen Medien Stereotype und verstärken latente Ängste: Angst + Medien = Krise. In einem Vier-Phasen-Modell kann ein Ausweg vorbereitet werden. Die Einrichtung eines Krisenstabes, die Erstellung von Krisenablaufplänen und die Erstellung eines Handbuchs für den Fall der Fälle sind hilfreich. Am besten jedoch sind Krisentrainings mit denjenigen, die vor die Kamera treten müssen. Wichtig im ganzen Prozess ist die Erreichbarkeit der Kommunikatoren, das One-Voice-Prinzip schnell, offen und direkt. Dann heißt es Verantwortung zu übernehmen, Kritik anzunehmen und mit Empathie an der Lösung zu arbeiten.

Alle Referate stehen hier zum Download bereit.

Bitte vormerken: Das nächste DBG Forum steht in fünf Monaten an: es wird am 27./28. April in Münster im neuen Landesmuseum stattfinden und sich mit der Kunst im Freiraum befassen.

>>Hier finden Sie den Programm- flyer des 3. DBG - Praxisforums
am 26. November 2015 in Bonn (Monitoransicht).

Referate stehen hier zum Download bereit